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Respuesta directa
Crea un registro fechado y controlado para inversores. Muestra propiedad, financiación, producto, ventas y gobierno. Empieza con un índice claro. Añade pruebas al crecer. Comparte solo lo necesario. Asigna un responsable a cada archivo. Consulta a expertos locales sobre temas legales, fiscales, de privacidad y seguridad.
Empieza con un índice claro
Un data room no es un depósito de archivos. Muestra la empresa, propietarios, promesas, pruebas y carencias. Pon primero un readme de una página. Indica nombre, jurisdicción, moneda de reporte, fecha de versión, contacto principal y asuntos abiertos.
Usa un índice fijo. En 00_Overview guarda el deck, resumen de la ronda, uso de fondos y readme. En 01_Corporate-and-Cap-Table guarda documentos de constitución, registros, aprobaciones, tabla de capitalización y documentos de financiación. La tabla de capitalización registra quién posee las acciones.
Usa 02_Product-and-IP para planes de producto, cesiones de PI y licencias clave. Usa 03_Customers-and-Commercial para pruebas de clientes y contratos materiales. Usa 04_Finance-and-Operations para finanzas y planes. Usa 05_People-Risk-and-Compliance para archivos de personas, políticas y riesgos. Es una guía, no un estándar obligatorio. Usa fechas YYYY-MM-DD. No llames final a una carpeta que cambia.
Ajusta las pruebas a la etapa de financiación
En pre-seed, la claridad importa más que el volumen. Añade registros de constitución y fundadores, tabla de capitalización actual y convertibles pendientes. Indica el estado de cesión de PI de los fundadores. Añade prueba de producto o prototipo, presupuesto y supuestos del próximo hito. Marca las carencias.
En seed, añade documentos de financiación firmados y contratos materiales con clientes o proveedores. Añade documentos de producto y seguridad adecuados al negocio. Añade un plan operativo y pruebas de clientes. Define cada métrica. Cuando sea útil, separa ingresos piloto, contratados y reconocidos.
En Serie A, facilita la conciliación de cada hecho. Añade aprobaciones e historial. Concilia los registros de propiedad con los documentos fuente. Compara resultados reales con el plan. Añade un modelo con supuestos, acuerdos materiales y registros de personas. Registra reclamaciones, disputas, dependencias y trabajo de privacidad o seguridad. La prueba actual importa más que el número de archivos.
Haz que propiedad, financiación y PI sean fáciles de seguir
Mantén una sola tabla de capitalización fechada y una nota breve de conciliación. Muestra acciones emitidas o intereses similares, opciones, compromisos, convertibles pendientes y cancelaciones. Vincula cada cambio material con su documento fuente.
Para empresas de Estados Unidos, Y Combinator ofrece formularios SAFE estadounidenses post-money y una carta lateral opcional de prorrata. Un SAFE no es universal. No sustituye la revisión legal local. YC aconseja usar un abogado habilitado donde se constituyó la empresa. [1] Para rondas estadounidenses de venture capital con precio, los documentos modelo de NVCA incluyen certificado de incorporación, contrato de compraventa de acciones, acuerdo de derechos de inversores, acuerdo de voto y acuerdo de tanteo y co-venta. Son puntos de partida estadounidenses, no estándares globales ni asesoramiento legal listo para usar. [2]
Crea un registro de PI. PI son derechos sobre código, inventos y marcas. Enumera código central, inventos, marcas, dominios, dependencias de código abierto, licencias y creador de cada activo material. Añade cesiones de PI firmadas y carencias relevantes. Para patentes de Estados Unidos, la USPTO indica que un titular puede transferir propiedad mediante una cesión. El titular original debe registrar la cesión o cambio de nombre ante su Assignment Recordation Branch. Es un ejemplo estadounidense, no una regla para todos los países ni tipos de PI. [4]
Une las finanzas con pruebas de clientes
Guarda juntos modelo financiero, presupuesto y posición de caja. Indica fecha de versión, moneda, periodo de previsión, plan de contratación, precios, supuesto de ciclo de ventas, supuesto de margen bruto y supuestos de financiación. Separa resultados reales, estimaciones y escenarios futuros.
Usa pruebas de clientes adecuadas al negocio. Añade resumen de pipeline, referencias autorizadas o anónimas, contratos u órdenes firmadas, facturas adecuadas, datos de renovación o churn si los registras, y notas sobre concentración. Indica fuente, periodo y definición de cada métrica.
Marca las entradas inciertas como supuestos. Di qué prueba o decisión las comprobará. La due diligence son comprobaciones antes de invertir. Las entradas claras hacen estas comprobaciones más útiles.
Usa acceso por etapas y revisión semanal
Comparte primero deck, resumen, prueba de producto de alto nivel y resumen de financiación. Tras una conversación seria, usa una carpeta de diligencia controlada. Limita contratos sensibles, datos personales, material de seguridad e información sobre código. Da acceso solo cuando sea necesario y revisado.
Nombra un responsable del room, uno de respaldo y uno por carpeta. Mantén un registro de acceso. Anota receptor, organización, nivel de permiso, fecha de concesión, fecha de revisión o vencimiento y fecha de retirada. Revisa el acceso tras un descarte, un cambio de equipo o el fin del proceso. NIST indica que el control de acceso limita activos a usuarios, procesos y dispositivos autorizados, según el riesgo evaluado. [3]
Durante una ronda activa, actualiza cada semana el readme, la fecha de la tabla, la instantánea financiera, la vista de pipeline y el registro de asuntos abiertos. Archiva los archivos sustituidos en vez de sobrescribirlos sin aviso. Muestra operaciones cuidadosas, no certeza sobre el resultado.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Cuándo debe una startup crear un data room?
Crea la estructura básica antes de una captación seria. Mantenla enfocada en pre-seed. Actualízala cuando evolucionen compromisos, clientes, contratos y gobierno.
¿Qué debe incluir un data room pre-seed?
Incluye un resumen de empresa, registros de constitución y fundadores, tabla de capitalización actual, instrumentos de financiación pendientes, estado de PI, prueba de producto, presupuesto o plan de hitos y una lista honesta de carencias.
¿Debo compartir documentos sensibles antes de la diligencia?
Normalmente, no. Usa acceso por etapas y roles. Comparte primero la prueba útil menos sensible. Busca asesoramiento legal, de seguridad o privacidad cualificado antes de compartir datos personales, código, secretos comerciales o contratos muy sensibles.
¿Esta lista es asesoramiento legal o una plantilla?
No. Es una guía editorial práctica. Las obligaciones corporativas, de financiación, PI, empleo, privacidad, impuestos y divulgación varían según empresa, inversor, sector y jurisdicción. Busca consejo de profesionales cualificados.
REF
Fuentes
- 1
- 2
National Venture Capital Association
Model Legal Documents ↗ - 3
National Institute of Standards and Technology
Protect ↗ - 4
United States Patent and Trademark Office
Patents Assignments: Change & search ownership ↗