∞सीधा उत्तर
सीधा उत्तर
हर निवेशक को एक खुला फोल्डर न भेजें। छोटे डेटा रूम से शुरू करें। हर नामित व्यक्ति को केवल जरूरी फोल्डर दें। अंत की तारीख तय करें। पहुँच और अहम बदलावों का रिकॉर्ड रखें। जरूरत खत्म होने पर पहुँच हटाएँ। निजी डेटा के लिए साफ उद्देश्य, कम डेटा, सुरक्षित उपयोग और रखने की अवधि चाहिए। [4] अपने सौदे, लोगों और कानूनों के लिए योग्य सलाहकार से बात करें।
पहले डेटा रूम की सीमा तय करें
डेटा रूम सौदे की फाइलों का स्थान है। यह हर पाठक के लिए एक जैसा फाइल सेट नहीं है।
किसी को बुलाने से पहले चरण बनाइए। पहली बात में डेक, छोटा मेट्रिक नोट और सरल कैप टेबल काफी हो सकती है। बाद की जाँच में हस्ताक्षरित करार या विस्तृत खाते चाहिए हो सकते हैं।
लिखें कि हर फोल्डर क्यों खुला है। फोल्डर को सौदे के एक सवाल से जोड़ें। अगर सवाल का नाम नहीं ले सकते, तो फाइल बाहर रखें।
ICO कहता है कि निजी डेटा का एक तय उद्देश्य होना चाहिए और वह जरूरत भर होना चाहिए। [4]
- पहली बात: डेक, छोटा प्लान और मुख्य तथ्य।
- सक्रिय जाँच: साफ सौदा सवालों के प्रमाण।
- सीमित जाँच: साफ जरूरत और कम पाठकों वाली फाइलें।
- न दें: सोर्स कोड, पासवर्ड, पूरी ग्राहक सूची और बिना सौदा जरूरत वाले रिकॉर्ड।
कंपनी को नहीं, लोगों को पहुँच दें
हर अंदर आने वाले व्यक्ति का नाम लिखें। निवेशक टीम के लिए साझा लॉगिन न रखें। उसकी कंपनी, भूमिका, फोल्डर, कारण, शुरू होने की तारीख और अंत की तारीख जोड़ें।
सवाल का उत्तर देने लायक सबसे कम पहुँच दें। कर सलाहकार को खाते चाहिए हो सकते हैं। उसे ग्राहक संपर्क नहीं चाहिए हो सकते।
ICO कहता है कि सुरक्षा से केवल अधिकृत लोग ही निजी डेटा देख, बदल, बाँट या मिटा सकें। उनके अधिकार की सीमा साफ होनी चाहिए। [1]
डेटा रूम प्रदाता से पूछें कि वह नाम वाले खाते, साइन-इन जाँच, सत्र नियंत्रण, डाउनलोड नियम और पहुँच रिकॉर्ड कैसे संभालता है। NIST पहचान की डिजिटल व्यवस्था में प्रमाणीकरण और खाता प्रबंधन को मुख्य काम मानता है। [3]
- व्यक्ति और कंपनी।
- सौदा भूमिका और काम का कारण।
- फोल्डर सूची और पहुँच प्रकार।
- शुरू तारीख, अंत तारीख और डेटा रूम मालिक।
फाइलों में लोगों की रक्षा करें
कुछ सौदा फाइलों में असली लोगों के नाम होते हैं। इनमें टीम वेतन, ग्राहक संपर्क, पहचान विवरण, बैंक डेटा या स्वास्थ्य जानकारी हो सकती है।
अगर सारांश सौदे के सवाल का उत्तर देता है, तो सारांश इस्तेमाल करें। जो सीधे संपर्क या पहचान विवरण मदद न करें, उन्हें हटाएँ। अगर बड़ा सारांश काफी हो, तो जरूरी करार पन्ना सीमित फोल्डर में रखें।
ICO कहता है कि डेटा साझा करने की योजना में डेटा आइटम, उद्देश्य, अनुमति वाले लोग, सुरक्षा, रखरखाव और मिटाने के नियम होने चाहिए। [2]
NDA को पूरी गोपनीयता योजना न मानें। वह सौदे की शर्तें तय कर सकता है। वह यह तय नहीं करता कि आप कौन सा डेटा बाँट सकते हैं या दूसरा पक्ष उसे कितने समय रख सकता है। अपने मामले के लिए कानूनी या गोपनीयता सलाह लें।
- पूरे रिकॉर्ड से पहले सारांश दें।
- गैरजरूरी संपर्क, पहचान विवरण और बैंक डेटा छिपाएँ।
- संवेदनशील फोल्डर चिन्हित करें और पाठकों का नाम लिखें।
- बिना छिपाई स्रोत फाइल सबसे छोटे समूह में रखें।
समीक्षा करें, बंद करें और रिकॉर्ड रखें
तय तारीखों पर पहुँच सूची जाँचें। सौदा रुके, कोई व्यक्ति जाए या नया सलाहकार आए, तब भी जाँचें।
एक सरल लॉग रखें। लिखें किसे पहुँच मिली, क्या बदला, क्यों बदला और पहुँच कब खत्म हुई। लॉग को निवेशक फाइलों से अलग रखें।
ICO कहता है कि सुरक्षा उपायों की जरूरत पर समीक्षा और सुधार होना चाहिए। वह साझा योजना में रखने, मिटाने, समीक्षा और अंत के कदम भी कहता है। [1] [2]
जाँच खत्म होने पर पहुँच हटाएँ। सलाहकार से पूछें कि कौन से रिकॉर्ड रखने हैं। ऐसा मिटाना न कहें जो आपके उपकरण या सौदे की शर्तें पूरा नहीं कर सकतीं।
- समीक्षा तारीख और डेटा रूम मालिक।
- नई, बदली और हटाई गई पहुँच।
- सौदे के दावे को बदलने वाला फाइल बदलाव।
- अंत कदम और रखा गया रिकॉर्ड।
FAQ
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या हर निवेशक को पूरा डेटा रूम मिलना चाहिए?
नहीं। पहले वही फाइलें दें जो मौजूदा सौदा सवाल का उत्तर दें। साफ कारण होने पर ही अधिक दें। ICO कहता है कि निजी डेटा उद्देश्य के लिए जरूरी मात्रा तक सीमित होना चाहिए। [4]
क्या निवेशक टीम के लिए एक ही खाता रख सकते हैं?
ऐसा न करना बेहतर है। नाम वाला खाता पहुँच की समीक्षा और अंत आसान बनाता है। प्रदाता से खाता, साइन-इन, सत्र और रिकॉर्ड नियंत्रण के बारे में पूछें। NIST मार्गदर्शन में प्रमाणीकरण और खाता प्रबंधन हैं। [3]
क्या ग्राहक डेटा डेटा रूम में रखें?
सिर्फ तय सवाल के लिए जरूरी डेटा बाँटें। सारांश या छिपाए गए विवरण वाला रिकॉर्ड काफी हो सकता है। ICO कहता है कि साझा योजना में डेटा, उद्देश्य, अनुमति वाले लोग, सुरक्षा, रखरखाव और मिटाना लिखा हो। [2]
निवेशक की जाँच रुकने पर क्या करें?
उसकी पहुँच हटाएँ। अंत तारीख और लागू फाइल नियम लिखें। जाँचें कि आपको क्या रखना है और दूसरा पक्ष क्या रख सकता है। ICO रखने, मिटाने, समीक्षा और अंत के कदम कहता है। [2]
REF
स्रोत
- 1
Information Commissioner's Office
A guide to data security ↗ - 2
Information Commissioner's Office
Data sharing agreements ↗ - 3
National Institute of Standards and Technology
Digital Identity Guidelines (SP 800-63-4) ↗ - 4
Information Commissioner's Office
A guide to the data protection principles ↗
